CUPRA EVENT donderdag 30 september 2021 ROTTERDAM

Op donderdag 30 september een evenement in de Cupra pop-up store in aanloop naar de opening van de experienceruimte van Cupra in de oude Baja Beachclub. In deze sheet een overzicht van inventarisatie, handelingen en (straks) een draaiboek en to-do-list.

AANTAL PERSONEN : 24 gasten

Samenstelling:

24  personen gasten

2 personen directie (eten wellicht mee, geen rekening mee gehouden bij inhuur/catering)

4 crewleden Cupra locatie (Can + 3 medewerkers) eten niet mee, geen rekening mee gehouden bij inhuur/catering

TOTAAL 24 MENSEN DINER! Alleen pers (crew eet niet mee, directie ook niet 28/9 call Kirsten) 

ADRES

Cupra Pop-up Store Karel Doormanstraat 317 Rotterdam

CREW

CREW NAAM TAAK TIJD (incluis opbouw/afbouw) Opmerking
Eventmanagement Locatie Marieke van der Weiden MA Conceptuitwerking, communicatie crew MissPublicity, host en cateraars op locatie, draaiboek en notities, afstemming vooraf. opbouw, ontvangst leveranciers, overall regie, inhuur interieur en klein materiaal, afbouw, pick-up leveranciers 16:00-21:30 uur Aanwezig op event
Eventmanagement Kantoor Kirsten van Wijk Welkomst woord 1 + Contactonderhoud gasten, promotie van het evenement 16:00-21:30 uur Aanwezig op event
Locatie manager Cupra Can Aydogdu Afspraken team medewerkers, techniek LEDscherm aan en partybox met playlist gereed, doelstellingen briefen crew, welkomstwoord, rondleiding indoor in wachttijd tours 16:00-21:30 Aanwezig op evenement
Medewerkers Cupra Team 3 x personen Playlist inzetten, LEDschermen aan, auto's verzetten, welkomstwoord additioneel,, chauffeurs in tours outdoor 16:00-21:30 uur Aanwezig op evenement
Directie Cupra 2 x personen Voorbereiden praatje, welkom, verwachting 17:30-18:30 uur Aanwezig tot aan diner
Foodstylist Els van Eyken Opbouw werkplek, handeling gerechten 1,2.3 opmaak borden en uitserveer 16:00-20:00 uur Aanwezig op event
Host Steven de Kok Opbouw werkplek, gastontvangst en hospitality entree, assistent foodstylist, uitserveren gerecht 1,2,3, uitserveer koffie/thee/fris/water, afscheid goodiebag/bedankje 16:00-21:30uur Aanwezig op event
Wijnleverancier + Sommelier Naam 1 + naam 2 Opbouwen wijn(bar) + poleren glazen + servering tijdens event 17:00-20:00 uur Aanwezig op event, serveren en vertellen over wijn bij diner, welkomstrankje serveren
Catering leverancier 1 GaleriAAA Levering hoofdgerecht (warm op locatie) 17:30 uur Wordt gebracht warm om 17.30 uur, Chafdish nodig voor warmhoud
Catering leverancier 2 Taperia Ophalen voorgerecht en nagerecht koud op locatie van cateraar 14:00 uur Kantoor medewerker MissPublicity moet ophalen, graag locatie, moet koel worden gehouden om 17.30 uit koelkast

DRAAIBOEK VOORLOPIG 

OCHTEND DONDERDAG 30 SEPT WAT PERSOON
9:00-13:00 uur Koelkast leeg Marieke
900-13:00 uur Ontvangst materiaal inhuur glaswerk en interieur Marieke
9:00-13:00 uur Inrichten van locatie / opbouw tafelsettings / backstage gebied/kantoor strategisch indelen Marieke
9:00-13:00 uur Routing en lichtbronnen naar WC en keuken Marieke
9:00-13:00 uur Dranken koud en gerechten die al zijn aangeleverd koud Marieke
9:00-13:00 uur Bepaling werkplaats horeca fase 1 opzet (tafels, licht, warmtebronnen, koeling)
9:00-13:00 uur Opbouw koffiebar / drankuitgifte / wijnbar Marieke
9:00-13:00 uur Hospitality en toonbaarheid WC en locatie overig Marieke
14:00 uur Ophalen van gerechten koud Tapperia/GaleriAAA en wijnen vanaf kantoor Kirsten
EVENEMENT DONDERDAG 30 SEPT WAT TAAK
16:00 uur Aankomst Can en Team Opening Locatie briefing team, afspraken team, aanzetten van LEDschermen met content, maken van playlist/aanzetten geluid
16:00 uur Aankomst Kirsten en Marieke Naloop locatie fase 1, start fase 2
16:00 uur Aankomst Els food stylist Opbouw werkruimte, gereed maken hap 1
17:00 uur Aankomst Steven host/assistent Opbouw werkruimte met Els en gereed maken entree, koffiebar
17:00 uur Aankomst wijnleverancier + sommelier Opbouw werkruimte gereed maken glaswerk
17:30 uur Aankomst Directeur Voorbereiding speech
17:30 uur Levering warm gerecht GaleriAAA* Ontvangst Kirsten (zijdeur) door naar Els
17:45 uur Checkronde Marieke
18:00 uur Start evenement, aankomst gasten, verwerking gastenlijst, jassen ophangen Steven
18:00 uur Serveerronde wijn/welkom Sommelier
18:15 uur Welkom verwachting avond Miss Publicity + Can + Directie + Cupra crew locatie Kirsten + Can + Directeur + Team Cupra
18:30 uur Start 3-gangen diner met wijnservering alsmede fris, en water Els, Steven, Sommelier
19:15 uur Aankondiging en indeling tours** Can + Cupra medewerkers 3 x
19:30 uur Start tour A outdoor +rondgang langs auto's indoor + servering koffie/thee*** Cupra medewerkers + chauffeurs + Steven (drinks)
19:50 uur Start tour B outdoor + rondgang langs auto's indoor + servering koffie/thee Cupra medewerkers + chauffeurs + Steven (drinks)
20:10 uur Start tour C outdoor + rondgang langs auto's indoor + servering koffie/thee Cupra medewerkers + chauffeurs +Steven (drinks)
20:30 uur Einde tours + plus uitnodiging vervolg evenement Baja Can + Cupra medewerkers
20:30 uur Einde evenement afscheid gasten, uitdelen van promotie of goodiebag Steven
20:45 uur Start afbouw Iedereen
21:30 uur Deur dicht Pand leeg / iedereen weg

* Levering van GaleriAAA om 17.30 uur moet via zij-ingang naar werkruimte, kunnen niet door evenementruimte lopen. Can kan die deur open?

** Note 2 : als gasten niet deel willen nemen aan de tours kunnen zij afscheid nemen van de groep, ook als hun tour voorbij is

*** Wat serveren we bij koffie/thee?

Vrijdag 1 oktober
9:00-12:00 uur Pick up spullen leveranciers Marieke

sfeer SETTING

to-do-list can

Briefen medewerkers (doelstelling, codes, gedrag, etc)
Playlist voor partyboxmaken passend bij locatie en merk en checken partybox technisch in orde
LEDschermen content bepalen en checken of technisch in orde
Checken welke deur voor levering catering kan worden gebruikt om 17:30 uur (niet door eventruimte)
Koelkast zoveel mogelijk leegmaken komende week
Koffie en thee voorraad aanvullen, machine schoon en werkend
Keuken en toilet zoveel mogelijk leeg en schoon
Groot materiaal backstage (schoonmaakhoek) uit het zicht zetten/opruimen
Auto's gereed voor eventuele verplaatsing indoor
Auto's gereed voor tours outdoor
Eigen praatje/speech voorbereiden
Can en medewerkers om 16:00 uur donderdag 30 sept op locatie Karel Doorman, levering van leveranciers alsmede opbouw is tusssen 9.00 en 13.00 uur op dezelfde dag, aanwezigheid bij levering niet verplicht, wel toegang tot locatie nodig voor Marieke

to-do-list marieke

Koelkast locatie leeg
Toonbaarheid toilet
Toonbaarheid keuken
Routing toilet en keuken
RVS werktafel opmaak 2x
Koffie checken capaciteit bedienbaarheid
Thee checken, capaciteit bedienbaarheid
Lepeltjes, honing, gember, kruiden
Glaasjes voorgerecht
Borden hoofdgerecht done
Borden nagerecht done
Bestek voor, hoofd, nagerecht done
2 x lichtbron huren (routing naar wc en bij keuken) done
13x bistrotafels huren done
26 x eetstoelen huren done
6 x wijnkoelers bij tafel huren done
6 x koelerstandaard huren bij tafel done
30 x wijnglas rood done
30 x wijnglas wit done
33 x longdrinks done
30 koffie/theekopjes done
13 x lopers op tafel
13 x vaasjes
13 x lichtbron tafel
13 x bloemwerk tafel
26 x servetten
wc papier, zeep, gastendoekjes, keukenrol, sanitizer gel
dienbladen 2 rond 2 rechthoek done
garderoberek done
inkoop fris, water, bier
Extra lichtbron voor horeca backstage done
Servering bij koffie/thee moment overleggen wat